Así como cualquier otra organización, las copropiedades funcionan con personas y estas tienen que realizar ciertas actividades. En ocasiones, estas actividades se ven acumuladas hasta llegar a tener una montaña de tareas en sus escritorios, y es entonces cuando se preguntan ¿Cómo llegó esto hasta aquí?. Bueno, para resolver este problema, lo primero que debes hacer es empezar a utilizar KANBAN, una palabra japonesa que puede traducirse como tablero visual o sistema de tarjetas.

En este caso, Kanban va ser un tablero de actividades, éste lo puede dividir en tres columnas, que refleja el paso a paso desde que la tarea se creó hasta que se cerró. A continuación, encontrará un ejemplo de las posibles actividades que realiza un administrador.

Este tablero le servirá como control para detectar problemas, el tiempo en que se demora la actividad en un estado, la acumulación de actividades, y definir estrategias para que agilizar y llevarlas al estado “terminado”.

¿Qué estrategias puede aplicar?

A. Si se llegan a acumular muchas tareas en la columna “en curso”, es necesario replantear cómo se está haciendo esta actividad y estudiar las causas que le impiden terminar.

La técnica de los 5 Porqués puede ayudarlo a identificar la causa raíz de un un problema (Ver ejemplo).

5 Por qués. Ejemplo

Al entrar a la oficina el Sr. Juan, administrador de la copropiedad “Cerros del Desierto” se resbala y cae al piso, fracturandose el tobillo.

1. 1- ¿Por qué se cayó?

   Por qué se resbaló con agua que había en el piso.

2. 2- ¿Por qué había alguna en el piso?

   Porque había una gotera que caía desde el techo

3. 3-¿Por qué había una gotera en el techo?

   Porque la cañería que pasa por ahí tiene una filtración.

B. En ocasiones, la forma de hacer las tareas se debe al orden del puesto de trabajo.

Puede utilizar las 5S, una técnica de orden, limpieza y disciplina, una vez se empieza a utilizar en el dia a dia, se convierte en hábito, y le dará beneficios en la productividad (con menos haga más), detecta más rápido los cuellos de botella (algo que impide avanzar en una tarea), entre otros (Ver ejemplo).

5s. Ejemplo

1. Inicie con ordenar su oficina, clasifique, elimine lo que no aporte valor a su gestión y estandarice.

2. Aplique estos mismos principios en su computador, en ocasiones tenemos más de una carpeta, y solo utilizamos 3 o 4 archivos. Mantenga una estructura para facilitar la búsqueda, esto agiliza su trabajo y en consecuencia el logro de los objetivos.

Tomado de: https://es.slideshare.net/Rosales_Galvan/5-s-entrenamiento-basico-2014

C. Cuando se presente un problema, riesgo o es necesario priorizar unas actividades sobre otras, puede utilizar el mismo tablero de actividades, la única diferencia es que las actividades pueden tener un color rojo (la de mayor prioridad), pendientes (amarillo), y las terminadas (en verde).

Mantenga un control visual del problema u otro pendiente, con ANDON puede identificarlo rápidamente. (Ver ejemplo).

Andon. Ejemplo

Durante el transcurso de la jornada puede ver las tareas de cada uno, evitando que dos o más personas hagan lo mismo asignándose correctamente las tareas y manteniendo el flujo de trabajo. Al final del día, las personas pueden visualizar las tareas terminadas y sentirse satisfechas con su desempeño.

D. Exijale a sus proveedores calidad, supervise el trabajo, indague, mantenga una comunicación respetuosa con ellos y sus colaboradores (agencias de vigilancia, servicios generales, entre otros), lo que hagan afectará el bienestar de la comunidad.

Vea también Caminata Gemba.

Utilizando estas metodologías de LEAN puede mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible, libre de estrés. El sistema de gestión Lean Six Sigma sólo funciona si brindamos experiencias de aprendizaje y mejora todos los días.

En resumen, en Desystec SAS estamos convencidos de que se está gestando un cambio de paradigma en los modelos de gestión, vistas las deficiencias de la gestión por objetivos y de la crisis en la que nos han sumido los modelos actuales basados en el crecimiento sin control, el siguiente reto es adoptar la gestión global lean en beneficio de toda una comunidad de propiedad horizontal.

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