La historia de toda copropiedad, comienza cuando se hace la primera asamblea, en esta reunión se construyen los cimientos de una administración que trabajará para el bienestar común. Desde este primer momento de verdad comienzan también los retos de la vida en comunidad. La constitución de un consejo de administración, la elección del administrador, revisor fiscal y el comité de convivencia, son algunas decisiones que como comunidad debemos hacer con responsabilidad. Todos deben concentrar sus esfuerzos en cumplir la ley, y hacer un buen uso de los recursos.

La mejor manera de afrontar los retos que surgen desde el principio, es tener las directrices del funcionamiento en una copropiedad definidas claramente. La teoría de administración de las organizaciones nos dice entonces que es recomendable formular metas, objetivos y planes para mantener alineadas a todas las partes involucradas (administradores, residentes, proveedores, colaboradores, entre otros). Pero muchas veces no tenemos del todo claros estos conceptos y cometemos errores en su definición, entonces veamos un ejemplo:

• Meta:Cocinar como un profesional

• Objetivo:Conocer y dominar técnicas básicas. Saber preparar platos gastronómicos complejos

• Plan:Realizar curso en la escuela de Jorge Rausch, participar en meetups de cocina, y ferias culinarias, ver videos en Home & Health.

En este caso se puede ver cómo los elementos que hacen parte del plan, contribuyen al logro de los objetivos y cómo los objetivos se articulan para definir claramente la meta.

Estos tres elementos se pueden definir de arriba (gerencia) a abajo (administrativa) con la metodología Hoshin Kanri, que fue creada por gerentes japoneses, quienes combinaron varias disciplinas de dos de los padres del concepto moderno de calidad: Juran y Deming.

William Deming, se destacó por su visión de mejora continua, y creó el ciclo Deming o PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Por su parte, Joseph Juran articuló el principio de Pareto, herramientas estadísticas para eliminar desperdicios, y a su vez, introdujo metodologías para mejorar la cultura organizacional. Por sus aportes les atribuyeron el título de expertos de la calidad.

Para definir los objetivos, es necesario que el consejo de administración entienda cuál es su papel en el negocio (misión), que se quiere lograr para ir construyendo el estado futuro de lo que desea, a qué quiere llegar (visión), y a que le dan valor (valores). Luego, definir las directrices, indicadores, estrategias, asignar responsables, actividades clave y definir fechas, veamos un ejemplo:

El secreto para que funcione esta herramienta es mantener la revisión del plan y hacer un seguimiento continuo de los indicadores y del avance de las actividades, esto mejora la comunicación en el equipo administrativo, y en muchos casos logra motivar al equipo a seguir trabajando para cumplir con la meta.

Con Hoshin Kanri, se tiene la visión general de lo que se quiere lograr en un determinado periodo de tiempo. En caso de tener alguna interrupción o problema durante la ejecución del plan, se puede siempre volver a revisar el detalle del mismo, identificar la causa raíz y tomar decisiones.

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