Soluciones de tecnología a la medida de sus desafíos
PARA LOS CLIENTES DEL SOFTWARE “DAYTONA INTERCLOUD”
Los Términos y Condiciones generales que a continuación se establecen regulan el uso de DAYTONA Intercloud (En adelante “DAYTONA INTERCLOUD” y/o “SOFTWARE”), proveído bajo la responsabilidad de DESYSTEC S.A.S. (En adelante “EL PROVEEDOR”), empresa constituida bajo las Leyes Colombianas.
Cualquier persona física o jurídica (en adelante “EL CLIENTE” o en plural “LOS CLIENTES”) que desee contratar, acceder y/o utilizar el SOFTWARE, podrá hacerlo sujetándose a los presentes Términos y Condiciones, junto con todas las demás políticas y principios que rigen EL SOFTWARE y que son incorporados al presente documento. En consecuencia, el CLIENTE debe leer atentamente los Términos y Condiciones que a continuación se presentan.
EL PROVEEDOR brinda un servicio de cloud computing o computación en la nube por el cual EL CLIENTE podrá utilizar EL SOFTWARE conforme a los presentes Términos y Condiciones y con base al pago de un precio en función de su uso y de acuerdo con los planes de contratación vigentes.
EL CLIENTE entiende y acepta que EL SOFTWARE se proporciona con base en “Software como Servicio” que consiste en un modelo de distribución del servicio o uso del Software Online donde EL PROVEEDOR proporciona el servicio, la plataforma tecnológica de ejecución (exceptuando cliente de conexión o acceso), mantenimiento, operación técnica, actualización, seguridad y respaldo para el uso del SOFTWARE brindado al CLIENTE según los planes de contratación vigentes.
Las restricciones mencionadas aplican únicamente paraEL SOFTWARE propietario DAYTONA InterCloud, algunas herramientas que se utilizan o hacen parte del ambiente de ejecución del software no se rigen por el presente contrato, son propiedad intelectual de terceros y las licencias corresponden a las determinadas por sus autores y por lo tanto no se asume responsabilidad por problemas relacionados y no hacen parte del negocio de este contrato.
DAYTONA Intercloud es una herramienta de software, flexible y robusta que brinda al CLIENTE, un conjunto de funcionalidades y servicios para la gestión administrativa y contable de una copropiedad, disponibles para su acceso a través de Internet.
Acceso a su información desde cualquier lugar 24/7 a través de Internet.
Preparación y creación de informes financieros configurables.
Posibilidad de decidir si se incluye o no la información que es de propósito financiero y no debe aparecer para propósitos financieros.
Realización de los ajustes y reclasificaciones requeridos como parte de su proceso de convergencia hacia las Normas Internacionales de Información Financiera.
Sistema multicliente con configuración de perfiles y niveles de acceso, restringiendo las opciones de uso del sistema y el acceso a información privilegiada.
Actualización al día con los últimos estándares de ley y estándares tecnológicos, sin incurrir en costos adicionales.
Manejo desde la comodidad de su hogar u oficina y exclusión de costos de transporte y pérdidas de tiempo.
Registro, modificación, cálculo o liquidación de las cuentas de cobro por expensas y otros conceptos.
Registro de los ingresos y gastos, así como control de manera eficiente.
Posibilidad de consultar, imprimir, compartir con sus copropietarios, y exportar (Excel, pdf, csv, otros) un completo catálogo de informes de cartera, presupuesto, estados financieros, etc., reduciendo los gastos asociados a impresión y mensajería.
Comunicación permanente con sus copropietarios. Respuesta a quejas, reclamos y sugerencias, y publicación de noticias y documentos a todos los residentes.
Generación de facturas y cuentas de cobro automáticamente según parametrización, permitiendo su impresión, envío a través de correo electrónico y publicación para consulta por parte de los residentes.
Alta flexibilidad en la parametrización de diferentes conceptos a cobrar periódicamente o por única vez. Ej. Cuotas extraordinarias, sanciones, alquileres, etc.
Registro de novedades con distribución por coeficientes de contribución o participación.
Manejo flexible de todas las listas de información requeridas en la operación del sistema, tales como: conceptos de movimiento, PUC, terceros, tipos de inmuebles, ciudades, bancos, tipos de documentos, parámetros, zonas, entre otros, sin límite de registros.
Manejo del proceso de recaudo bancario con código de barras o referencia del banco.
Recepción de pagos a los residentes, con aplicación automática a los conceptos definidos (descuentos, recargos) y generación inmediata de recibo de pago detallado.
Elaboración del presupuesto y control de su ejecución para diferentes periodos de tiempo.
Manual de consulta y soporte en línea actualizado.
Actualización de novedades en su copropiedad, consultando su información y las últimas publicaciones desde cualquier lugar las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
Reserva de zonas comunes a través del módulo WEB.
Consulta de estados de cuenta y recibos de pago.
Generación automática de paz y salvo, a través del módulo de acceso WEB.
Acceso a informes de financieros, de cartera y ejecución presupuestal para miembros del consejo.
Computador cliente para acceso que trabaje bajo sistema operativo Windows 7 Service Pack 1 o superior y una conexión a Internet de banda ancha con velocidad de subida y bajada mínima de 5 Mbps para trabajar el módulo administrativo. Toda la información reside en la nube, sobre la plataforma segura y confiable de Amazon Web Services. La plataforma cuenta con un procedimiento diario de generación de copia de respaldo, que se replica en varios servidores, en distintos continentes, para recuperación de la información en caso de desastres.
El computador debe contar con las últimas actualizaciones del sistema operativo y del navegador nativo del mismo. Se deben tener instalados los siguientes programas de proveedores terceros sobre los que EL PROVEEDOR no ofrece ninguna garantía, ni están cubiertos por los presentes términos y condiciones, pero que son necesarios para la correcta ejecución de todos los módulos del SOFTWARE:
Lector de formato PDF Adobe Acrobat Reader (Última versión o equivalentes de proveedores que sean compatibles).
Navegador Google Chrome o Mozilla Firefox actualizado.
Herramienta de compresión ZIP (O equivalentes de proveedores que sean compatibles).
EL PROVEEDOR se limita a brindar el uso del SOFTWARE establecido en los incisos anteriores, de forma tal que EL CLIENTE lo utilice de acuerdo con los términos y condiciones establecidos.
Usuario Administrativo: Corresponde a las personas designadas por EL CLIENTE para la adición, modificación, actualización, eliminación o en general cualquier tipo de procesamiento de información en EL SOFTWARE.
Usuario de Consulta: Corresponde a las personas autorizadas por EL CLIENTE para únicamente consultar información a través del módulo web. Pueden ser residentes, propietarios, arrendatarios, clientes, u otros terceros designados.
Proyecto: Corresponde a la denominación asociada a una persona jurídica o entidad para procesamiento de información en EL SOFTWARE y puede tratarse de una copropiedad (edificio, conjunto residencial, agrupación de vivienda, centro logístico, empresarial o comercial), empresa, contabilidad u otro tipo de organización.
Orden de Servicio: Documentos(s) anexo(s) que contienen información adicional sobre las condiciones del SERVICIO en términos de tipo, módulos incluidos, clase, descripción técnica, vigencia, prórrogas, cantidad de inmuebles, valor, incrementos y demás información relacionada. Se entiende que durante la vigencia del presente contrato se podrá modificar o celebrar nuevas órdenes de servicio previo acuerdo de las partes.
Saldos Iniciales: Corresponde a la información que contiene los valores registrados en detalle en las diferentes cuentas contables y asociados a los terceros, inmuebles, proveedores, clientes, empleados, inventarios, activos fijos etc registrados en la contabilidad con corte a una fecha específica. Esta información será la base para comenzar a utilizar EL SOFTWARE.
Los servicios y la utilización del SOFTWARE son de uso exclusivo e intransferible de conformidad con lo expuesto en los Términos y Condiciones.
EL SOFTWARE solamente podrá ser utilizado por EL CLIENTE, por lo que queda prohibido arrendar, transferir o vender el uso parcial o total del mismo, ni efectuar cualquier otro acto de disposición distinto a los que acá se han autorizado.
De igual forma, queda expresamente prohibido la utilización del SOFTWARE para otro asunto que no se haya mencionado en los Términos y Condiciones, así como la implementación del SOFTWARE en beneficio de terceros que no estén vinculados en el presente contrato.
EL SOFTWARE únicamente podrá ser utilizado simultáneamente por las personas designadas por el CLIENTE para la digitación de información, con un número limitado de usuarios administrativos para el acceso al módulo administrativo según lo definido en la orden de servicio, y un (1) usuario de consulta por inmueble para el módulo web de los residentes y/o funcionarios que elCLIENTE autorice. Todo esto dentro del número de proyectos que el CLIENTE tiene contratado, y al que se hace referencia en la respectiva orden de servicio.
EL SOFTWARE será accesible mediante Internet y EL CLIENTE no podrá utilizarlo sin conexión.
EL SOFTWARE puede contener sistemas de control, limitando el uso del mismo al número deproyectos y usuarios adquiridos por EL CLIENTE. EL CLIENTE, mediante el presente Contrato, consiente la inclusión y funcionamiento del uso de dispositivos de control y de DRM (Digital Rights Management) o de seguridad. EL CLIENTE acepta que no podrá deshabilitar estos sistemas en el supuesto de que sean incorporados al SOFTWARE.
EL CLIENTE no podrá alterar, consolidar, modificar, adaptar ni traducir EL SOFTWARE, ni tampoco descompilarlo, aplicarle ingeniería inversa, desmontarlo, ni reducirlo a una forma perceptible por una persona, exceptuando cuando EL PROVEEDOR lo haya autorizado de forma expresa y por escrito.
El permiso que el PROVEEDOR concede al CLIENTE no es exclusivo. EL SOFTWARE podrá ser utilizado y autorizado a terceras personas garantizando en todo momento la independencia, confidencialidad y seguridad de la información del CLIENTE.
Sin perjuicio del punto anterior, EL PROVEEDOR celebra el presente contrato para conceder el uso del software al CLIENTE sin que signifique por ello, el derecho de ceder el contenido de estos términos y condiciones, por lo que le queda totalmente prohibido al CLIENTE, ceder todo o parte de los derechos o deberes contenidos de este contrato, salvo el consentimiento previo y escrito del PROVEEDOR.
EL PROVEEDOR garantiza el buen funcionamiento y disponibilidad del SOFTWARE. No obstante, en caso de que el mismo presente algún incidente o defecto, EL PROVEEDOR se compromete a poner sus mejores esfuerzos en la subsanación de los mismos. EL PROVEEDOR no será responsable de los daños directos e indirectos que pudieran derivarse de la utilización del SOFTWARE, ni tendrá responsabilidad alguna por la pérdida de datos o información en relación con el uso del mismo (salvo su deber de crear Backups automáticos de Seguridad de la Información y de implementar el SOFTWARE con adecuada seguridad, acorde a la naturaleza del SOFTWARE).
EL SOFTWARE se ofrece tal y como se comercializa, sin la garantía de cumplir ningún propósito concreto. EL PROVEEDOR no garantiza que EL SOFTWARE no presente incidentes ni que funcione de forma ininterrumpida, salvo los acuerdos de niveles de servicios pactados con EL CLIENTE. El diseño, el propósito y el uso del SOFTWARE no se han preparado, diseñado o pensado para su utilización en lugares peligrosos en los que se requieran sistemas de control en caso de incidentes, como por ejemplo en el diseño, construcción, mantenimiento u operación de instalaciones nucleares, sistemas de comunicación o navegación de aeronaves, sistemas de control de tráfico aéreo, máquinas corazón-pulmón o sistemas armamentísticos, hospitalarios, etc. Ninguna de las Partes será responsable bajo ningún concepto ante la otra Parte por pérdidas de beneficios, de información, de uso, costes de consulta, ni por daños indirectos, cualesquiera que sean las causas y bajo cualquiera que sea la teoría de responsabilidad, haya o no sido la parte informada de la posibilidad de tales daños.
EL PROVEEDOR no responderá ante EL CLIENTE o terceros afectados por la administración que el CLIENTE realice en las cuentas de acceso, ni por los incumplimientos que los usuarios pueden realizar en el cumplimiento de sus obligaciones y servicios. EL PROVEEDOR no será responsable ante terceros o el CLIENTE de las suspensiones del suministro de los Servicios originadas en fallas técnicas u operativas ajenas a su voluntad, ni de aquellas que escapen de su control tales como cortes de energía eléctrica, caída del suministro de la conexión de Internet, fallas en los equipos o programas de computación, o en general por eventos de fuerza mayor o caso fortuito. EL PROVEEDOR no será responsable cuando existan causas de Fuerza Mayor o Caso Fortuito, entendidas estas como el imprevisto que no es posible resistir, determinado por razones ajenas a LAS PARTES y que impiden total o parcialmente la ejecución del Contrato. Si se presenta una situación de fuerza mayor la parte afectada dará aviso a la otra, dentro de los diez (10) días siguientes a la ocurrencia de los hechos, informando sobre el acontecimiento y las causas que lo originaron.
Las solicitudes de soporte y mantenimiento serán recibidas y atendidas en el horario de 7 am a 12.30 pm y de 1.30 a 5.30 pm de Lunes a Viernes en días hábiles, a través de los siguientes canales listados acá en su orden de preferencia: Chat de servicio al cliente en la página web (www.desystec.com), Línea telefónica en Bogotá (7429064), Correo Electrónico (atencioncliente@desysteconline.com) y a través de comunicación escrita en Bogotá a la Calle 140 # 10A 48 Oficina 510.
El soporte ofrecido comprende el recibir consultas y requerimientos de soporte del CLIENTE (o sus funcionarios autorizados), en forma escrita u oral, en los formatos preestablecidos y comunicados por los canales autorizados, con respecto al funcionamiento del SOFTWARE. EL PROVEEDOR dará respuesta en un máximo de cuarenta y ocho (48) horas hábiles desde el momento de su recepción, indicando el método y actividades a llevar a cabo y si en algún caso es requerido se podrá programar una visita a las instalaciones del cliente. El área de soporte no está obligada a involucrarse en asuntos de análisis, diseño o metodología para elaboración de aplicaciones distintas a las que contiene por origen EL SOFTWARE, entendido como un cuerpo cierto, en su última versión en el mercado.
El servicio amparado por el presente contrato, permitirá al CLIENTE recibir los ajustes correctivos que se lleguen a generar para solucionar las inconsistencias en EL SOFTWARE , así como también las nuevas versiones o mejoras que se generen, las cuales EL PROVEEDOR se obliga a hacer entrega junto con la documentación correspondiente que permita implementar y capacitar al personal del CLIENTE. De ameritarse una capacitación adicional las partes acordarán los términos en que deberá realizarse.
En el evento en que EL CLIENTE requiera capacitar personas distintas a las inicialmente asignadas para utilizar EL SOFTWARE, EL PROVEEDOR realizará la capacitación en los términos acordados. Por el servicio prestado EEL PROVEEDOR recibirá a cambio el reconocimiento de unos honorarios cuyas tarifas serán dadas a conocer antes de la prestación del servicio.
Las Partes convienen que EL CLIENTE pagará como contraprestación por la concesión del derecho de uso sobre EL SOFTWARE, el valor correspondiente a la tarifa establecida en la oferta comercial o en la página web del PROVEEDOR, dependiendo del plan de servicio que se contrate por la cantidad de inmuebles reportados en la orden de servicio o cantidad de inmuebles registrados en la base de datos del sistema, más los respectivos impuestos de ley aplicables, en moneda legal colombiana. Esta obligación pecuniaria no dependerá del uso efectivo que realice el CLIENTE del SOFTWARE, sino de la posibilidad que el PROVEEDOR concede de acceso a el SOFTWARE y la infraestructura tecnológica reservada para para ser usada, por lo que el CLIENTE estará obligado a pagar, así no se reporte el uso efectivo de la plataforma. Por el uso del SOFTWARE, el pago se efectuará de forma mensual o en el periodo acordado en la orden de servicio dentro de los primeros cinco (5) días calendario, contados a partir de la fecha de inicio del presente contrato o a partir de la fecha de saldos iniciales definida en la respectiva orden de servicio. Para lo cual, el PROVEEDOR presentará factura de venta mensual o según el periodo acordado, detallando el valor neto de la presente autorización de uso del SOFTWARE y los valores tributarios y aduaneros a que haya lugar en su calidad de agente retenedor. En caso de mora en el pago de los servicios prestados, el PROVEEDOR podrá suspender los servicios, hasta que se reporte el pago respectivo adeudado, y demás emolumentos que se deriven del incumplimiento. EL PROVEEDOR, podrá incrementar la tarifa del servicio de forma anual según el valor porcentual consagrado en cada orden de servicio. Los pagos deberán ser realizados a través de consignación, transferencia o pago en línea directamente a las cuentas bancarias autorizadas del PROVEEDOR e informadas en la factura.
EL CLIENTE autoriza al PROVEEDOR para el envío de factura electrónica del servicio, una vez este esté habilitado para hacerlo, según lo dispuesto en la normativa vigente y en el formato estándar aprobado por la DIAN.EL CLIENTE pondrá a disposición del PROVEEDOR los mecanismos y canales electrónicos adecuados para garantizar la recepción efectiva de la factura electrónica y realizará el proceso de aceptación de la misma dentro de los plazos establecidos por la ley.
Los servicios estarán disponibles únicamente para personas capaces legalmente para contratar. Los servicios no podrán ser usados por personas que no cuenten con esa condición, definidos en la legislación colombiana como incapaces.
Está en cabeza del CLIENTE, la obligación de diligenciar todos los campos requeridos en el registro u orden de servicio, dicha información debe ser válida, exacta, precisa y verdadera, asumiendo con esto el compromiso, por parte del CLIENTE, de mantener actualizada esta base de datos. Como consecuencia de esto, el CLIENTE se hace responsable, en cualquier evento, de la veracidad, exactitud, vigencia y autenticidad de los datos suministrados.
EL PROVEEDOR está facultado para solicitar información adicional o soporte alguno que corrobore los datos que han sido consignados previamente.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
La ejecución del Contrato de autorización de Uso del Software DAYTONA InterCloud, en su modalidad de Software como Servicio SaaS-, implica la comunicación de datos personales según finalidades indicadas expresamente, por parte del CLIENTE hacia EL PROVEEDOR, lo que según la ley se denomina Transmisión de Datos Personales. Así entonces según lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y en lo relacionado con el tratamiento de datos personales,EL PROVEEDOR se desempeña comoENCARGADO del tratamiento de datos personales y el CLIENTE se desempeña como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales.
En virtud de la presente Transmisión de Datos Personales, EL RESPONSABLE permite el tratamiento de datos personales por parte del ENCARGADO, quien a su vez realiza el tratamiento de datos personales por cuenta, y bajo control del RESPONSABLE.
La “Política de Tratamiento de Datos Personales” del ENCARGADO está disponible al público en general en los sitios web www.desystec.com y www.daytona.cloud, junto con la indicación los canales de atención a Consultas y Reclamos para los titulares de datos personales o sus causahabientes.
EL ENCARGADO está autorizado para almacenar y tratar los datos personales comunicados por el RESPONSABLE únicamente con el objetivo de “permitir al responsable el almacenamiento y procesamiento de información a través de la plataforma de software Daytona Intercloud para la gestión contable y de administración de la propiedad horizontal y prestar el servicio de mantenimiento y asistencia técnica para el correcto funcionamiento del software” , y el tratamiento que sea expresamente indicado por el RESPONSABLE. En todo caso, EL ENCARGADO no podrá realizar tratamiento alguno de los datos personales que no haya sido autorizado expresamente por el titular de los mismos, y que no le haya sido indicado por EL RESPONSABLE.
El CLIENTE en su calidad de RESPONSABLE del tratamiento de datos personales, se obliga a recolectar y almacenar la respectiva Autorización para el tratamiento de datos personales de carácter privado, por parte de los titulares de los datos contenidos en las bases de datos objeto de tratamiento por parte del PROVEEDOR para la ejecución del presente contrato.
La presente transmisión de datos personales no requerirá ser informada a los Titulares de la información ni requiere de su consentimiento adicional, toda vez que la Transmisión sea un tratamiento contenido en la autorización otorgada por los Titulares de datos personales al RESPONSABLE.
EL CLIENTE en su calidad de RESPONSABLE de la administración de datos personales, se obliga a: a) Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al ENCARGADO del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al ENCARGADO del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al ENCARGADO del tratamiento. h) Suministrar al ENCARGADO del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. i) Exigir al ENCARGADO del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. l) Informar al ENCARGADO del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. p) Registrar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos que son objeto de tratamiento con el programa informático Daytona Intercloud, en calidad de RESPONSABLE del Tratamiento. Incluyendo también la información del PROVEEDOR en calidad de ENCARGADO del Tratamiento. q) Las demás que establezca la ley.
EL PROVEEDOR en su calidad de ENCARGADO de la administración de datos personales, se obliga a: a) Garantizar al Titular de datos personales en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos exigidos por la ley. d) Actualizar la información reportada por el RESPONSABLE del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. e) Contar con un sistema de atención de quejas y consultas formulados por los Titulares y tramitar las mismas en los términos señalados por la ley. f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. g) Registrar en la base de datos la leyenda "Reclamo en trámite" cuando un reclamo por parte de algún titular de bases de datos se encuentre en curso en la forma regulada por la ley. h) Insertar en la base de datos la leyenda "Información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal objeto de tratamiento. i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. k) Informar al RESPONSABLE cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. m) Las demás que establezca la ley.
El ENCARGADO manifiesta tener implementadas y garantiza el mantenimiento de las medidas de seguridad identificadas en el documento “SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN LA PLATAFORMA DAYTONA INTERCLOUD Y CYBER” , anexo al presente.
El ENCARGADO deberá informar al RESPONSABLE cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares dentro del plazo de dos días a contar desde la fecha en que se hubiese producido la incidencia o hubiese tenido conocimiento de la misma.
En la medida que la ejecución del contrato de autorización de uso implica una transmisión de datos personales, el PROVEEDOR como ENCARGADO de la administración de datos personales se obliga especialmente a: a) Dar aplicación a sus obligaciones bajo la Política de Tratamiento de la Información que sea fijada por el RESPONSABLE. b) Realizar el Tratamiento de datos personales atendiendo únicamente a la finalidad que losTITULARES hayan autorizado al RESPONSABLE, e impidiendo su uso por fuera de la finalidad autorizada por cualquiera de sus funcionarios o tercero.
El ENCARGADO no podrá subcontratar con terceros la realización de ningún tratamiento que le hubiera encomendado el RESPONSABLE, salvo que hubiera obtenido autorización previa, expresa y por escrito para ello; la cual, de existir, contendrá los extremos exigidos por la normativa sobre protección de datos, y se anexará al presente contrato.
EL RESPONSABLE autoriza al ENCARGADO a subcontratar los servicios que requiera con su proveedor de tecnología AMAZON WEB SERVICES (AWS) para cumplir con las obligaciones a su cargo, en razón a los presentes términos y condiciones.
Una vez cumplida o resuelta la prestación contractual acordada entre el RESPONSABLE y el ENCARGADO, que justifica el acceso a los datos de carácter personal, el RESPONSABLE tendrá un periodo de gracia para descargar toda su información a través de las opciones ofrecidas por el software. Los datos de carácter personal serán eliminados de los sistemas de producción luego de vencido el tiempo de consulta .
EL ENCARGADO no procederá a la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos a EL RESPONSABLE, o al ENCARGADO que se haya designado al efecto, garantizando dicha conservación .
EL PROVEDOR concederá acceso de solo lectura sobre la aplicación para la consulta de la información del CLIENTE por un periodo de 30 días calendario, contados a partir de la fecha de finalización de la relación contractual. Durante este periodo el CLIENTE podrá exportar toda su información a través de las diferentes opciones disponibles en el software Daytona InterCloud a formatos estándar de archivos PDF, CSV o EXCEL.
EL ENCARGADO conservará por un periodo razonable debidamente bloqueados los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con EL RESPONSABLE.
La recolección y tratamiento automatizado de los datos personales tiene como finalidad el buen y fluido mantenimiento de la relación establecida entre el CLIENTE y EL PROVEEDOR, la gestión, administración prestación, ampliación y mejora de los servicios, la adecuación de dichos servicios a las preferencias y gustos de los usuarios, el estudio de la utilización de los servicios por parte de los usuarios y el diseño de nuevos servicios relacionados.
El servicio del SOFTWARE automáticamente recaba cierta información general como la cantidad y frecuencia de los visitantes al SOFTWARE y sus distintas áreas. Dicha información es utilizada por el PROVEEDOR únicamente como estadística. Este tipo de información ayuda a determinar cuántos de los usuarios del SOFTWARE acceden a un área determinada y qué partes del portal utilizan, a fin de poder mejorarlo y asegurar que sea lo más interactivo posible.
Es deber del cliente garantizar la veracidad de los datos facilitados por él y de aquellos por los que es responsable. Desystec SAS se reservan el derecho de tomar las medidas necesarias en caso de falsedad o inexactitud de dichos datos.
El contenido de este contrato, los documentos y la información que es entregada por las partes en este momento y que sea entregada en el futuro con ocasión del desarrollo y ejecución del mismo, gozan de confidencialidad. Es por ello, que toda la información a la que tengan acceso las partes es reservada y, por tanto, solo podrá ser usada para los fines inherentes de su actividad. Cualquier violación de la misma podrá ser sancionada de manera penal, civil, y en general según las normas que rigen la materia. La información o los datos a los cuales tuvieren acceso las partes durante la ejecución del contrato, serán mantenidos en forma confidencial. Por tanto, las partes: 1) No divulgarán a terceros, parcial o totalmente, datos o cualquier información interna de la contraparte o de sus clientes obtenidos durante el desarrollo de este contrato o posterior a la terminación del mismo. 2) Instruirá a sus funcionarios y en general al personal que involucre en la ejecución del presente contrato sobre el deber de reserva aquí acordado. La violación de lo preceptuado dará lugar a indemnización civil y/o penal según el caso. Las partes se comprometen a no divulgar con fines personales la información que conozcan de la contraparte en razón de la ejecución de este contrato. Esta confidencialidad continuará aún terminado y liquidado el presente contrato.
En cualquier caso de terminación, resolución, rescisión o cancelación del contrato, EL PROVEEDOR deberá permitir al CLIENTE, en un plazo de TREINTA (30) días poder recuperar todos los datos e información que se encuentre consignada en EL SOFTWARE, limitando el acceso a este último únicamente con el objetivo de consultar y descargar los datos, más no para el uso habitual del mismo.
Una vez cumplido este plazo, EL PROVEEDOR podrá eliminar toda información que se contenga en EL SOFTWARE, sin que haya lugar a reclamación o indemnización por los datos perdidos en este proceso.
El servicio de cloud computing o computación en la nube será activado una vez se hayan cumplido estas condiciones: 1) la aceptación de los Términos y Condiciones por parte del CLIENTE, 2)EL PROVEEDOR haya aceptado el registro del CLIENTE, y 3) cuando EL CLIENTE tenga la posibilidad de acceder a la utilización delservicio de computación en la nube según el plan contratado, recibiendo las condiciones de acceso, nombres de USUARIO y contraseñas por parte del PROVEEDOR.
Son obligaciones del PROVEEDOR las siguientes:
Actuar con la debida diligencia de acuerdo como lo haría un buen hombre de negocios, de manera leal y de buena fe.
Realizar copias de respaldo (backup) de la información aportada al SOFTWARE conforme a una política detallada de seguridad de la información, garantizando la estabilidad y conservación de la misma, así como de los datos personales que pueda contener.
EL PROVEEDOR se compromete a ofrecer con todos los medios posibles y que estén a su alcance, los servicios óptimos con el fin de que el plan contratado se pueda desarrollar durante el término contratado de manera constante, salvo las circunstancias que se escapen de su control. Bajo esta premisa, EL PROVEEDOR podrá interrumpir el servicio para realizar mantenimiento al SOFTWARE, aplicación de parches o actualizaciones de seguridad, realización de reparaciones técnicas o mejora de los servicios, lo cual cuando sea posible, será avisado con tiempo al CLIENTE.
EL PROVEEDOR no se hará responsable por las deficiencias causadas, con culpa o dolo, del CLIENTE. Así como tampoco será responsable por las fallas o deficiencias que presente EL SOFTWARE por la mala implementación o uso atribuible al CLIENTE, ni por el riesgo técnico, o por la usurpación de terceros maliciosos, así como las consecuencias derivadas del mal uso de los datos de inicio de sesión por parte del CLIENTE, sus empleados o asesores.
SOFTWARE conforme a una politica detallada de seguridad de la informacion, garantizando se compromete a ofrecer con todos los medios posibles y que estén a su alcance, los servicios óptimos con el fin de que el plan contratado se pueda desarrollar durante el término contratado de manera constante, salvo las circunstancias que se escapen de su control. Bajo esta premisa, EL PROVEEDOR podrá interrumpir el servicio para realizar mantenimiento al SOFTWARE, aplicación de parches o actualizaciones de seguridad realización de reparaciones técnicas o mejora de los servicios, lo cual cuando sea posible, será avisado con tiempo al CLIENTE. no se hará responsable por las deficiencias causadas, con culpa o dolo, del CLIENTE. Así como tampoco será responsable por las fallas o deficiencias que presenteEL SOFTWARE por la mala implementación o uso atribuible al CLIENTE, ni por el riesgo técnico, o por la usurpación de terceros maliciosos, asncias derivadas del mal uso de los datos de inicio de sesión por parte del CLIENTE, sus empleados o asesores.OBLIGACIONES DEL CLIENTE
EL CLIENTE debe cumplir con todos los Términos y Condiciones en el ejercicio de su actividad personal, comercial, doméstica y profesional; además deberá actuar lealmente, de buena fe y cumplir las siguientes obligaciones:
Mantener operativa, activa y actualizada la dirección e-mail proporcionada en el formulario de registro para las comunicaciones con EL PROVEEDOR, ya que constituye el medio de comunicación preferente para la gestión ágil y fluida en la prestación del SOFTWARE y/o de los Servicios como consecuencia de la relación contractual. Para la actualización de la información se tienen disponibles los formatos publicados en los sitios webwww.desystec.com y www.daytona.cloud. Cuando se presente un cambio de representación legal en EL CLIENTE, esto debe informarse por escrito acompañado de los canales de comunicación actualizados y la respectiva certificación de representación o nombramiento expedida por la entidad de gobierno autorizada.
EL CLIENTE es el único responsable de la utilización y conservación del nombre de USUARIO y la clave de seguridad para el ingreso y utilización del SOFTWARE. El nombre de USUARIO y la clave de seguridad constituyen los identificadores necesarios para el acceso, y permiten constatar al PROVEEDOR, la autenticación del acceso del CLIENTE y facilitar el permiso a las actuaciones que se soliciten desde el SOFTWARE.
EL CLIENTE es responsable de todas las actividades que ocurran en su cuenta de usuario, independientemente de si las actividades son autorizadas o realizadas por este, sus empleados o un tercero (incluido su contratistas, agentes o usuarios finales); EL PROVEEDOR no será responsable de accesos no autorizados a su cuenta.
EL CLIENTE declara conocer la importancia de configurar y utilizar correctamente la plataforma que se le pone a su disposición, por lo que se recomienda tomar las medidas adecuadas para proteger y realizar copias de seguridad de sus cuentas y su contenido a través de las opciones dispuestas en el software para tal fin.
La clave de inicio de sesión es única y exclusivamente para su uso interno y no tiene la facultad de venderla o transferirá a ninguna otra entidad o persona. En caso de requerir conceder el acceso a otras personas funcionarios del CLIENTE o terceros, se recomienda crear usuarios adicionales con un conjunto de permisos restringido suficientes para realizar su labor.
EL CLIENTE reconoce que las violaciones a los Términos y Condiciones generarán el derecho a favor del PROVEEDOR como administrador del SOFTWARE a suspender o terminar la prestación del servicio al CLIENTE que haya cometido la violación, por acción u omisión.
Los CONTENIDOS que se reproducen en el SOFTWARE están bajo la protección de derechos de autor y su reproducción o distribución sin el expreso consentimiento escrito de su propietario DESYSTEC S.A.S. constituye una infracción a dicho derecho y puede dar lugar a procesos tanto civiles como penales. Esta previsión aplica también al contenido propiedad de terceros sobre el queDESYSTEC S.A.S tiene licencia para su uso dentro del SOFTWARE.
Se entenderá por contenidos protegidos por el derecho de autor, a todas las informaciones, mensajes, gráficos, dibujos, diseños, logotipos, nombres, marcas, archivos de sonido y/o imagen, fotografías, grabaciones, diseño del servicio, software y, en general, cualquier clase de material accesible a través EL SOFTWARE (Los cuales se denominarán en adelante LOS CONTENIDOS).
EL CLIENTE reconoce que no tiene ningún derecho de propiedad o participación en EL SOFTWARE.
EL CLIENTE se obliga a: a) Usar los CONTENIDOS únicamente de la forma autorizada en los presentes términos y condiciones. b) No reproducir, copiar, distribuir, transformar o modificar los contenidos sin la previa autorización delPROVEEDOR como titular de los derechos de autor sobre EL SOFTWARE. c) No suprimir, eludir, o manipular los CONTENIDOS del SOFTWARE y demás datos de propiedad del PROVEEDOR, así como los controles técnicos de protección, los identificadores digitales o cualesquiera sean los mecanismos de información que pudieran contener los contenidos. e) No emplear los contenidos y, en particular, la información de cualquier otra clase obtenida a través del SOFTWARE o de los servicios para emitir publicidad.
EL CLIENTE acepta haber recibido el contenido del SOFTWARE y haber atendido a las demostraciones del mismo, y lo acepta tal como está en cada una de sus funcionalidades, componentes e informes. EL CLIENTE declara conocer perfectamente y en detalle el alcance del software DAYTONA Intercloud. Así mismo, declara saber que el software en mención es un software de características y especificaciones estándar. Ha confrontado sus necesidades frente a las opciones que ofrece la herramienta y ha encontrado que se adecuan. EL CLIENTE entiende que, por medio de este acuerdo, EL PROVEEDOR no se compromete con adaptaciones o desarrollos a la medida.
EL CLIENTE reconoce que EL PROVEEDOR no es responsable de la posible ilicitud o lesión de derechos de las actividades realizadas por los CLIENTES.
EL CLIENTE se compromete a utilizar elservicio de computación en la nube conforme a legislación vigente y, a título enunciativo, se abstendrá de:
Publicar contenido ofensivo, injurioso, calumnioso, racista, discriminatorio o que de cualquier otro modo pueda lesionar derechos de terceros.
Publicar datos, imágenes personales o información privada de terceros.
Los cracks, números de serie de programas o cualquier otro contenido que vulnere derechos de la propiedad intelectual de terceros.
Crear perfiles falsos suplantando la personalidad de terceros.
Utilizar el servicio para realizar comunicaciones comerciales no autorizadas o recopilar datos de otros clientes.
Subir al servicio obras intelectuales de terceros sin autorización de los mismos.
Subir al servicio archivos que contengan virus o que de cualquier modo puedan dañar el equipo de otro cliente o su software.
Publicar contenido que pudiera vulnerar el derecho al honor, a la intimidad o a la propia imagen de terceros.
Publicar fuera del SOFTWARE datos, imágenes, documentos o cualquier otro contenido extraído del servicio y que pertenezcan a otros clientes de la web o a los titulares del servicio.
La recogida y/o utilización masiva de datos personales de terceros sin su consentimiento expreso.
La utilización del SOFTWARE y/o del Servicio con fines de spam, mail bombing, phishing, escrow fraud, pharming, difusión de virus (troyanos, gusanos, etc.), o cualquier otro tipo de actividad realizada con ánimo saboteador, fraudulento o delictivo.
Asimismo, EL CLIENTE se compromete a reportar al PROVEEDOR todos aquellos contenidos o actividades de cuya ilicitud tenga fundadas sospechas.
EL PROVEEDOR se reserva el derecho a retirar los contenidos difundidos sin autorización o cuya ilicitud le conste o de las que tenga fundadas sospechas.
El presente Contrato tendrá una duración de un (1) año calendario. Finalizado el Contrato sin que ninguna de las Partes manifieste su voluntad de resolverlo por escrito, mediante carta certificada y con una antelación de sesenta (60) días, se prorrogará automáticamente por periodos iguales y así sucesivamente.
Sin perjuicio de lo establecido contractualmente, se entenderá como finalizada la prestación del servicio cuando, aparte de las disposiciones legales, se cumplan los siguientes eventos:
Por mutuo acuerdo entre las partes.
Manifestación, por parte del CLIENTE, de no querer seguir con el contrato, mediante comunicación dirigida al PROVEEDOR, con una antelación no menor a 20 días hábiles con respecto a la fecha en que se pretende dar por terminado el Servicio.
Por resolución de incumplimiento de alguna de las partes de las obligaciones derivadas en el presente documento.
Por decisión del PROVEEDOR cuando así lo considere necesario, con comunicación al CLIENTE dentro de un plazo de veinte (20) días hábiles.
En cualquier caso de terminación, resolución, rescisión o cancelación del contrato, EL CLIENTE no tendrá derecho de solicitar el importe abonado, ni a ningún tipo de devolución de dinero por dicha terminación.
Los Términos y Condiciones podrán ser modificados en todo o en parte únicamente por EL PROVEEDOR como administrador del SOFTWARE. Todos los términos modificados entrarán en vigor a los tres (3) días hábiles desde su publicación en los sitios web o en la forma que EL PROVEEDOR disponga. El CLIENTE cuenta con cinco (5) días hábiles contados desde el vencimiento del último día de notificación de los cambios, para manifestar su intención de aceptar o rechazar los cambios, dicha comunicación se puede realizar al e-mail atencioncliente@desysteconline.com . Vencido este término, se entenderá como aceptada cualquier modificación que se haya hecho.
Por lo expuesto, se sugiere al CLIENTE que visite periódicamente los “Términos y Condiciones De Uso” en los sitios web de la compañía: www.desystec.com ywww.daytona.cloud. EL PROVEEDOR se reserva el derecho de modificar o de corregir el contenido del SOFTWARE y de los términos, las condiciones y del sitio web en cualquier momento.
El CLIENTE que contravenga lo reglamentado en este documento deberá sujetarse a las sanciones civiles y penales que establezca la Ley sobre derechos de autor en el ámbito nacional e internacional.
Este contrato constituye la totalidad de los acuerdos entre las partes con respecto al objeto del presente contrato, y, por lo tanto, el mismo deroga las propuestas, convenios, acuerdos de cualquier tipo, sean verbales o escritos, que hayan emitido o celebrado las partes con anterioridad a la fecha de celebración del presente contrato.
Las partes dejan expresa constancia de que este contrato es de naturaleza comercial y que, por el mismo, no se constituye vínculo laboral alguno. EL PROVEEDOR y sus empleados y funcionarios disponen de total autonomía e independencia para la ejecución del presente Contrato.
En caso de incumplimiento de alguna de las obligaciones establecidas en el presente contrato, se hará efectiva a favor de la parte cumplida, una indemnización anticipada de perjuicios por la suma equivalente al 40% del valor total del contrato, para cuyo cobro no se requerirá requerimiento judicial y deberá pagarse al momento inmediato del incumplimiento. En caso de no pagarse de inmediato, dicha cláusula se podrá cobrar en proceso ejecutivo con la sola presentación de este contrato.
Ésta será pagada por consignación a una cuenta bancaria autorizada o a través de la plataforma de pagos en línea dispuesta por EL PROVEEDOR, salvo otro acuerdo entre las partes al momento del pago.
El presente contrato presta mérito ejecutivo y las partes renuncian expresamente a los requerimientos legales especialmente al requerimiento en mora.
Si cualquier disposición de este contrato fuese ineficaz, declarada nula o inexistente o no pudiese hacerse exigible de conformidad con las leyes de la República de Colombia, las disposiciones restantes de este contrato no se entenderán invalidadas a menos que el contrato no se pueda ejecutar sin la disposición ineficaz, nula, inexistente o inexigible.
EL CLIENTE reconoce que existe un riesgo intrínseco a la prestación de este servicio de software, toda vez que las plataformas digitales pueden ser atacadas por programas maliciosos, o incluso pueden existir brechas de información no imputables al PROVEEDOR; en ese sentido EL CLIENTE acepta expresamente que no será responsabilidad del PROVEDOR la pérdida o acceso sin autorización a la información del CLIENTE, excepto en los casos que exista una falla imputable directamente al PROVEEDOR.
En el caso de producirse, durante la ejecución del contrato, un alza no previsible y significativa en los costes de los elementos necesarios para la puesta a disposición del CLIENTE del SOFTWARE, EL PROVEDOR notificará al CLIENTE por escrito de esta situación indicando las razones que alteraron las condiciones de equilibrio del negocio. LAS PARTES acuerdan que intentarán renegociar de buena fe las condiciones económicas y técnicas del presente contrato con el fin de poder dar continuidad al mismo y en caso de no llegar a un acuerdo directo, se podrá terminar el contrato bajo las condiciones estipuladas en la cláusula vigésima primera.
Si surgiere alguna diferencia, disputa o controversia entre las partes por razón o con ocasión del presente contrato, a excepción de las obligaciones dinerarias susceptibles de cobro mediante proceso ejecutivo, se respetará el siguiente procedimiento:
a) Las partes tendrán ocho (8) días hábiles, una vez presentado el inconveniente, para amigablemente subsanar las diferencias y llegar a un acuerdo directo, el cual debe constar por escrito y será ley para las partes, surtiendo todos los efectos legales que el libre acuerdo de voluntades genera.
b) En caso de no llegar a un acuerdo directo en el término antes establecido, LAS PARTES se obligan a agotar previamente el mecanismo alternativo de solución de conflictos de conciliación extrajudicial en derecho, ante el Centro de Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá
c) Acuerdan las partes contratantes que las controversias o diferencias relativas a este contrato, que no hayan sido resueltas mediante el procedimiento anteriormente establecido, excepto las obligaciones dinerarias que se puedan cobrar por la vía ejecutiva, se resolverán por un Tribunal de Arbitramento designado el cual estará sujeto a sus reglamentos y al procedimiento allí contemplados, de acuerdo con las siguientes reglas:
I) Estará conformado por un (1) árbitro en caso de que se trate de asuntos de menor cuantía o de tres (3) en el evento de que la cuantía de las pretensiones sea mayor.
II) En caso de que sea pertinente, el nombramiento de un solo árbitro, éste será designado directamente por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá. Cuando corresponda la designación de tres árbitros, cada parte designará uno, y los dos árbitros seleccionados, decidirán el tercer árbitro, en un término no mayor a 5 días desde la designación de los primeros. En caso de no ser posible el acuerdo entre los árbitros, el Centro de Arbitraje y Conciliación, designará el tercer árbitro, a solicitud de cualquiera de las partes, en un término no mayor a tres días, desde dicha solicitud.
III) El Tribunal decidirá en Derecho.
IV) El Tribunal sesionará en las instalaciones del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá.
Las Condiciones generales del uso del SOFTWARE se rigen por la ley colombiana. EL PROVEEDOR y EL CLIENTE, con renuncia expresa a cualquier otro fuero, se someten al de los Juzgados y Tribunales competentes de la ciudad de Bogotá D.C.
Para todos los efectos derivados de este contrato, las partes señalan como domicilio contractual la ciudad de Bogotá D.C., igualmente fijan las direcciones que se relacionan a continuación para efectos de recibir cualquier comunicación o notificación:
Razón Social: Desystec SAS
NIT: 800.193.896-1
Dirección: Calle 140 No. 10 a – 48 Oficina 510
Teléfono: 7429064
Correo Electrónico: atencioncliente@desysteconline.com
Horario de atención: L-V 7:00 am – 5:30 pm
La información consignada en la Orden de Servicio.