Soluciones de tecnología a la medida de sus desafíos
DAYTONA es el software administrativo y contable para el almacenamiento y procesamiento de información en la nube protegido en el territorio mundial por las leyes de propiedad intelectual, cuya propiedad pertenece a DESYSTEC S.A.S., una sociedad comercial legalmente constituida bajo las leyes de Colombia, identificada con NIT Nº 800.193.896 - 1 y domiciliada en la Calle 140 # 10A - 48 Oficinas 218 y 510 de la ciudad de Bogotá (Quien para todos los efectos del presente documento también podrá denominarse el PROVEEDOR, la EMPRESA o la SOCIEDAD).
Lea atentamente el contenido de los presentes Términos y Condiciones para el acceso y uso de DAYTONA (En adelante el SOFTWARE, la PLATAFORMA EN LA NUBE, la PLATAFORMA o simplemente DAYTONA), pues todos las obligaciones y derechos derivados de la contratación, acceso y uso de la Plataforma en la Nube, están regulados por las disposiciones contenidas en el presente documento, en la orden de servicio suscrita con el Cliente, así como por la legislación colombiana vigente y aplicable según la materia.
Para contratar, acceder, registrarse, usar o realizar cualquier acto en DAYTONA, es siempre obligatoria la aceptación de los Términos y Condiciones contenidos en este documento. Por lo anterior, usar DAYTONA, navegar, registrarse o cargar información a la Plataforma, implica la aceptación del carácter obligatorio y vinculante de la totalidad de los presentes Términos y Condiciones. En caso de no estar de acuerdo con estos Términos y Condiciones, deberá abstenerse de acceder o usar la Plataforma de cualquier forma.
En virtud de la autonomía privada de la voluntad de la Empresa, los presentes Términos y Condiciones pueden ser revisados, ajustados o modificados en cualquier momento por el Proveedor, sin que sea necesario para ello contar con la aprobación de sus Clientes o Usuarios. La versión modificada de los Términos y Condiciones estará vigente desde que su contenido sea accesible para los Clientes o Usuarios en la Plataforma o en la página web del Proveedor. Por lo que es obligación del Cliente, visitar regularmente la Plataforma o la página web del Proveedor y conocer el contenido vigente de los Términos y Condiciones.
DAYTONA es un software administrativo y contable para el almacenamiento y procesamiento de información en la nube especializado para el uso interno de organizaciones como propiedades horizontales, inmobiliarias, Pymes o Proyectos, el cual se presenta al público como un servicio accesible únicamente a través de Internet, bajo la demanda particular de cada uno de sus Clientes y a través de la modalidad de Software como Servicio o SAAS (Software as a Service) por sus siglas en inglés. Donde el Proveedor proporciona y administra una serie de recursos informáticos, para permitir a sus Clientes acceder y usar el Software, sin que para ello haya necesidad de interacción humana con el Proveedor del servicio, a cambio del pago de un precio por parte del Cliente de acuerdo con los planes de contratación vigentes, lo pactado en la orden de servicio y según los requisitos y condiciones contenidos en el presente documento.
El Cliente contrata el servicio de DAYTONA para ser usado exclusivamente al interior de su organización y como usuario final. Quedando totalmente prohibido al Cliente vender, arrendar, licenciar, disponer o ceder de cualquier forma el uso parcial o total del servicio contratado con terceros que no estén vinculados contractualmente con el Proveedor.
El acceso y uso que el Proveedor concede a DAYTONA, no es exclusivo para sus Clientes y la configuración personalizada para aquellos está limitada. En consecuencia, es conocido por el Cliente que, el Proveedor presta a terceras personas un servicio igual al contratado por el Cliente, y que las funcionalidades del Software se limitan a las presentadas comercialmente, por lo que no se tramitarán solicitudes de diseño o desarrollo de funcionalidades distintas a las que contiene por origen el Software.
DAYTONA es un software cuyas funcionalidades están diseñadas de acuerdo a las leyes del territorio colombiano, el cual, por realizar su operación desde la nube, permite su acceso y uso desde cualquier país de Centroamérica y Latinoamérica. Sin perjuicio de lo anterior, si un Cliente accede y usa DAYTONA desde fuera del territorio colombiano, el uso de la Plataforma implica la aceptación del Software tal y como está diseñado, con los módulos y funcionalidades disponibles al momento de contratar su uso. Por lo tanto, la Empresa no se responsabiliza por la operación de la Plataforma de acuerdo a normativas diferentes a la colombiana.
Los Clientes o Usuarios que accedan a la Plataforma fuera del territorio colombiano, aceptan someterse a la prestación del servicio de acuerdo a lo establecido en las leyes vigentes y aplicables en el territorio colombiano.
A la Plataforma se le realiza mantenimiento preventivo y se le implementan actualizaciones de forma periódica, siendo obligatorio para el Cliente usar la versión más reciente del Software disponible en el mercado. Las actualizaciones y mantenimientos se realizarán, durante periodos valle o durante periodos de poco uso de la plataforma (aproximadamente cada 2 meses o antes si es necesario).
El funcionamiento y operación de DAYTONA permite al Cliente a través de su Usuario Administrador crear Usuarios Administradores adicionales para el desempeño de tareas administrativas y asignarles un rol particular, según los permisos de acceso a los módulos y modificación de la información que el Cliente desee asignar en cada caso. La limitación en el número de usuarios administradores dependerá de lo pactado en la respectiva orden de servicio.
Así mismo, el Cliente podrá crear Usuarios de Consulta, para que terceras personas relacionadas con la organización por estar asociadas a algún inmueble, sin permiso para realizar tareas administrativas, accedan al Módulo de Consultas Web. La limitación en el número de Usuarios de Consulta estará limitada a tres (3) usuarios por inmueble.
Cada uno de los Usuarios del Cliente, contará con un nombre de usuario y una clave de acceso personal e intransferible. El uso del nombre de Usuario y la clave de seguridad registradas en la Plataforma son suficientes para que el Proveedor constate la identificación del Cliente y conceda el permiso de acceso y uso a la Plataforma. Por lo tanto, el Cliente es el único responsable de la utilización, reserva y confidencialidad de los nombres de Usuario y de las claves de seguridad gestionadas.
Es obligación exclusiva del Cliente contar con los siguientes recursos para acceder y usar la Plataforma bajo el perfil de los Usuarios Administradores: a) Una conexión a Internet, la cual deberá ser de banda ancha, segura (idealmente no redes públicas) y estable con una velocidad mínima de subida y bajada de 5Mbps. b) Un equipo con las últimas actualizaciones del sistema, con al menos 2GB de memoria RAM, al menos 10 GB de espacio libre en su disco duro y un procesador de 64 bits de doble núcleo como mínimo. c) Un archivo portable descargado que se ejecuta sobre Windows 8 en adelante. d) Los siguientes programas instalados en el equipo: Lector de formato PDF Adobe Acrobat Reader (Última versión o equivalentes de proveedores que sean compatibles), Navegador Google Chrome o Mozilla Firefox actualizado y Herramienta de compresión ZIP (O equivalentes de proveedores que sean compatibles).
Así mismo, para acceder y usar la Plataforma bajo el perfil de los Usuarios de Consulta, son necesarios los siguientes recursos: a) Una conexión a Internet, la cual deberá ser de banda ancha, segura (idealmente no redes públicas) y estable con una velocidad mínima de subida y bajada de 5Mbps. b) Un navegador de internet moderno con Javascript habilitado, compatible con HTML5 y CSS3 (Recomendamos Google Chrome, Mozilla Firefox u Opera).
Después de haber firmado la correspondiente orden de servicio, haber aceptado los Términos y Condiciones de DAYTONA, haber emitido la primera factura al Cliente y haber confirmado su pago por el área de contabilidad del Proveedor, este procederá a realizar el “aprovisionamiento” o creación del Cliente en la Plataforma. Para lo cual serán necesarios datos básicos de aquel, tales como NIT, razón social, dirección, representante legal, correo electrónico y la definición de la Fecha de Saldos Iniciales, que corresponde a la fecha de corte en que el Cliente decide que se inicie el procesamiento de su información dentro de la Plataforma.
Realizado el aprovisionamiento, el Cliente recibirá un correo electrónico que le notificará la creación del Usuario Administrador y una clave provisional, la cual deberá ser cambiada por el Usuario cuando este ingrese por primera vez a la Plataforma.
El Proveedor ofrece un porcentaje de disponibilidad media del servicio de noventa y ocho por ciento (98%). En donde el porcentaje indica el tiempo durante el cual el servicio contratado estará operativo y en correcto funcionamiento por periodos de un (1) mes calendario.
El tiempo de indisponibilidad del servicio se empieza a contar a partir del momento en que el Cliente reporta la falla a través de los canales de atención de Soporte Técnico dispuestos por el Proveedor, la existencia de la falla es verificada por el equipo de soporte y este le asigna al reporte su respectivo número de caso.
Se excluyen para el cálculo de disponibilidad del servicio, y por lo tanto no se contarán como indisponibilidad del servicio, los siguientes eventos: a) Ventanas de mantenimiento para la prevención y mejoras de la Plataforma programadas por el Proveedor previamente en periodos valle o durante periodos de poco uso de la plataforma. b) Bloqueo de la Plataforma por ataque informático. c) Eventos de caso fortuito, fuerza mayor o el hecho de un tercero de conformidad con las normas que regulan la materia. d) Fallas en las instalaciones del Cliente, de los medios técnicos dispuestos por este y de causas imputables al mismo, tales como interrupciones de energía eléctrica, sobrecargas al sistema eléctrico, interrupción del servicio de Internet, entre otros. e) Fallas parciales de la Plataforma que no generan indisponibilidad total del servicio.
El incumplimiento en la disponibilidad media ofrecida durante un mes calendario y por causas imputables al Proveedor, será compensado al Cliente con un descuento en el valor mensual del servicio dependiendo de la duración total de la indisponibilidad en el correspondiente mes, conforme las penalizaciones que se identifican a continuación:
Cuando la indisponibilidad se presente en un rango entre 100% y 98% no habrá lugar a penalización.
Cuando la indisponibilidad se presente en un rango entre 97.9% y 96% la penalización será de un descuento del 10% sobre el precio mensual del servicio.
Cuando la indisponibilidad se presente en un rango entre 95,9% y 94% la penalización será de un descuento del 20% sobre el precio mensual del servicio.
Cuando la indisponibilidad se presente en un rango entre 93,9% en adelante la penalización será del 30% sobre el precio mensual del servicio.
Dado que el servicio se paga por anticipado, las penalizaciones identificadas previamente se aplicarán en la factura del siguiente mes a facturar.
El Proveedor presta soporte técnico a sus Clientes y atenderá todo requerimiento que verse estrictamente sobre aspectos tecnológicos de la prestación del servicio, relacionados con el uso y funcionamiento de la Plataforma. Éste se presta en idioma español, en un horario de lunes a viernes de 7:00 am a 5:30 pm, de forma escrita u oral a través de los siguientes canales dispuestos a los Clientes: El chat de servicio de la Empresa disponible en su página web www.desystec.com, el correo electrónico atencioncliente@desysteconline.com y el PBX en Bogotá 7429064. Por lo que se excluye el soporte técnico en otro idioma, en horarios fuera del indicado, en días festivos o a través de canales diferentes a los anunciados. Recibida la solicitud de soporte por parte del Cliente, se creará el respectivo caso o ticket que permitirá hacer seguimiento al mismo y se dará respuesta en un máximo de cuarenta y ocho (48) horas hábiles contadas desde el momento de su recepción, indicando el método y actividades a llevar a cabo o de ser necesario, solicitando la programación de una conexión de asistencia remota a los equipos de cómputo del Cliente.
En todo caso, el servicio no contempla soporte en temas relacionados con fallas de hardware, redes, canales de datos, software ambiental o ataques informáticos, los cuales deben ser atendidos directamente por el Cliente. Así mismo, el Proveedor no está obligado a involucrarse en asuntos de análisis, diseño o metodología para elaboración de aplicaciones o funcionalidades distintas a las que contiene por origen el Software, el cual fue contratado con las prestaciones definidas.
DAYTONA permite a sus Clientes almacenar y gestionar información relacionada con su operación, la cual podrá ser de carácter contable y financiera (como registro de operaciones contables, presupuestos, estados financieros, etc.), información personal de identificación de terceros (como propietarios, arrendatarios, residentes, proveedores, trabajadores, visitantes, etc.), información asociada al sistema (como usuarios, contraseñas, roles, permisos, parámetros, etc.), información de seguimiento y auditoría (como registro de transacciones y operaciones, uso del sistema), documentos de la organización (como circulares, cartas, comunicados, comprobantes de pago, reglamentos, contratos, etc.) así como información operativa asociada a la gestión de activos, inventarios, nómina, compras, mascotas, vehículos, asambleas. En el manejo de dicha información, el Cliente se obliga a cargar la información según las instrucciones recibidas en la inducción y a ser el exclusivamente responsable de la calidad y veracidad de la información que sea cargada en la Plataforma.
Las bases de datos del Cliente que sean cargadas en la Plataforma estarán almacenadas en los servidores de un tercero quien será elegido y subcontratado por el Proveedor para proporcionar espacio de almacenamiento. Actualmente, el tercero elegido por el Proveedor es Amazon Web Services, en el centro de datos ubicado en el este de Estados Unidos, en la región de Virginia y en el centro de datos alterno ubicado en Sao Paulo, Brasil.
Con la finalidad de realizar auditorías, monitorear, detectar errores y realizar análisis estadísticos, las operaciones realizadas se registran en diferentes archivos de bitácora (Logs) y replica asincrónica de las mismas. Los registros de actividad se realizan a nivel de sistema y a nivel de usuario. A nivel de sistema se registra acciones relevantes sobre el estado de salud, la configuración y las operaciones que realiza el sistema, y a nivel de usuario se registran las acciones del usuario en el Software y que realizan cambios sobre la información almacenada en el mismo.
Con el objetivo de evitar la pérdida de información en caso de catástrofe o contingencia mayor, diariamente a las 00:00 horas, el Proveedor realiza una copia de seguridad de todas las bases de datos almacenadas por el Cliente en la Plataforma, la cual es cifrada y almacenada de esta forma en los servidores de un tercero (elegido por el Proveedor) ubicados en el exterior, minimizando cualquier probabilidad de pérdida de datos.
La Plataforma dispone de múltiples opciones para que el Cliente copie y descargue su información en formatos ampliamente utilizados como Excel, Separados por Comas, PDF, etc. Así como también es posible que, todas las listas básicas del sistema se exporten en una estructura de archivo estándar. Por lo anterior, la portabilidad de las bases de datos del Cliente y la información en general cargada en la plataforma, estará garantizada por el plazo establecido en la respectiva orden de servicio.
Una vez cumplido el plazo que se haya estipulado para la copia y descarga de la información por parte del Cliente, el Proveedor está autorizado para eliminar todo tipo de dato, base de datos o información en general del Cliente que este cargada en la Plataforma, sin que haya lugar a reclamación o indemnización alguna por los daños o perjuicios que se deriven de su eliminación. Sin embargo, es de conocimiento por el Cliente, que el Proveedor podrá conservar en los sistemas de producción con acceso inhabilitado para los Clientes, una copia de la información por el término de dos (2) años desde la resolución, rescisión, cancelación, anulación o terminación por cualquier causa del contrato de prestación de servicio, la cual se empleará de forma limitada para atender cualquier tipo de reclamación o queja por parte del Cliente. En caso que el Cliente desee que su información sea eliminada antes de cumplir el plazo mencionado, deberá solicitarlo al Proveedor.
En cuanto a la seguridad de la Plataforma en la Nube, el control se divide entre el Cliente, los Usuarios del Cliente, el Proveedor y su proveedor de almacenamiento en la nube, que actualmente y desde el año 2011 es Amazon Web Services (AWS). División de control que significa que tanto el Cliente como el Proveedor comparten las responsabilidades de proporcionar una protección adecuada a los sistemas basados en la nube, por lo que cada uno tendrá a su cargo la proporción de diferentes medidas de seguridad.
Con el objetivo de garantizar la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la información almacenada y procesada en la Plataforma, el Proveedor se obliga a implementar los siguientes controles a nivel técnico y administrativo:
En la categoría de autenticación se cuenta con los controles de usuarios de acceso y contraseñas, multifactor y llaves de acceso.
En la categoría de autorización roles, políticas de permisos y restricciones de IP.
En la transmisión de datos se implementa el control de cifrado en tránsito.
Para la protección de la infraestructura se emplean los controles de firewall perimetral, firewall de host y escaneo de vulnerabilidades.
En la categoría de almacenamiento se emplean los controles de copias de respaldo, replica asincrónica transaccional, cifrado en reposo, cifrado de backups y despersonalización de datos.
En cuanto a monitoreo y auditorías se realizan chequeos de salud, monitoreo periódico a la Plataforma y registro de eventos.
Respecto de las actualizaciones, se proporcionan actualizaciones periódicas al Cliente.
Desde la categoría de gobierno corporativo, el Proveedor ha implementado una serie de políticas, dentro de la cuales se encuentran la Política de Seguridad de la Información en la Plataforma Daytona Intercloud y Cyber, la Política General de Tratamiento de Datos, el Manual de Políticas y Procedimientos de Tratamiento de Información, la Política General de Copias de Respaldo, la Política de Control de Acceso y las políticas internas de seguridad.
En cuanto a controles administrativos, el Proveedor dispone de controles como contar con un oficial de seguridad y cumplimiento, acuerdos de confidencialidad, contratos de transmisión y mejores prácticas de calidad en desarrollo.
La descripción de cada uno de los controles previamente enunciados, se encuentra disponible en la Política de Seguridad de la Información en la Plataforma Daytona Intercloud y Cyber. La cual además de formar parte integrante de los presentes términos, fue puesta a disposición del Cliente en el proceso de contratación.
En virtud de la responsabilidad compartida respecto de la seguridad de la información almacenada en la Plataforma y el papel fundamental que juega el Cliente dentro de la cadena de seguridad de la información, el Proveedor ha incorporado en la Plataforma un conjunto de mecanismos que se ponen a disposición de los Clientes y Usuarios, para que, atendiendo a las necesidades y riesgos particulares de cada uno, estas medidas sean adoptadas e implementadas por el Cliente. Los principales controles técnicos y administrativos disponibles para el Cliente en la Plataforma y que se recomienda implementar son:
En la categoría de autenticación se cuenta con los controles de usuarios de acceso y contraseñas y el vencimiento de la contraseña.
En la categoría de autorización se dispone de roles, permisos, bloqueo de meses y restricciones de IP.
En la transmisión de datos se dispone del control de cifrado en tránsito.
En la categoría de almacenamiento se dispone de los controles de exportar listas y exportar información contable.
En cuanto a monitoreo se dispone de registro de eventos y bitácora transaccional.
En la categoría de transparencia, se dispone de consultas vía web y marcación de terceros.
La descripción de cada uno de los controles previamente enunciados, se encuentra disponible en la Política de Seguridad de la Información en la Plataforma Daytona Intercloud y Cyber. La cual además de formar parte integrante de los presentes términos, fue puesta a disposición del Cliente en el proceso de contratación.
En caso de presentarse intentos de acceso no autorizados a DAYTONA o cualquier tipo de ataque informático en contra de la Plataforma o de la información almacenada en aquella, el Proveedor está autorizado por el Cliente para adoptar como medida de seguridad, el bloqueo temporal del acceso y uso de la Plataforma (estando autorizado incluso para apagar los servidores) con la única finalidad de salvaguardar a toda costa la información del Cliente, identificar el origen del ataque y controlarlo.
En ningún caso, el acceso o uso de la Plataforma implica o constituye la transferencia, cesión, licencia o autorización sobre la explotación de cualquiera de los derechos que derivan del Software DAYTONA, a menos que así conste de forma expresa y por escrito. En su lugar el Cliente reconoce la propiedad exclusiva del Proveedor sobre el Software DAYTONA y su facultad exclusiva de explotar los derechos patrimoniales de autor derivados del Software, por lo que el Cliente deberá abstenerse de reproducir, comunicar, distribuir, transformar, subarrendar o comercializar el Software DAYTONA. El hacerlo sin la expresa autorización de su propietario DESYSTEC S.A.S. constituye una infracción a los derechos de autor y podrá dar lugar al inicio de procesos de carácter civil o penal en contra de los infractores.
Los signos distintivos DAYTONA, DAYTONA INTERCLOUD, DAYTONA CYBER y DESYSTEC son de titularidad exclusiva de DESYSTEC S.A.S. Bajo ningún supuesto el Cliente está autorizado para su uso o explotación. Por lo tanto, se considera expresamente prohibido el uso de los mismos, so pena de verse incurso en las responsabilidades civiles y penales a que haya lugar.
Queda expresamente prohibido al Cliente todo acto de copia, reproducción, distribución, venta, comunicación al público, puesta a disposición, transformación, modificación, licencia, cesión y cualquier otro acto o modalidad de explotación comercial de la Plataforma en cualquier medio o formato online u offline, incluyendo, más no limitado a, medios electrónicos, digitales, mecánicos, de fotocopiado, de grabación o de cualquier otra índole.
Por lo anterior el Cliente no podrá alterar, consolidar, modificar, adaptar, traducir descompilar, desmontar o aplicarle ingeniería inversa al Código Fuente del Software, hacerlo accesible a un número de Usuarios superior al determinado por el Proveedor, o permitir el uso del software a personal de organizaciones diferentes al Cliente que contrató el servicio, o en general cualquier tipo de actividad diferente al acceso y uso de la Plataforma.
El Cliente que contrata el servicio de DAYTONA, declara y sostiene que: a) El dinero con el cual realiza la compra, es dinero que proviene de actividades totalmente lícitas. b) El dinero con el cual realiza la compra no proviene de conductas penales. c) Su nombre no se encuentra incluido en los listados de prevención de lavado de activos nacionales o internacionales. d) No permite a terceras personas, utilizar sus cuentas bancarias para realizar transacciones con dinero del cual desconozca su origen o provenga de actividades ilícitas. En consecuencias de las anteriores declaraciones, el Cliente será responsable de la falsedad de alguna de aquellas ante la Empresa, por lo que también se obliga a indemnizar a la Empresa cualquier perjuicio que le cause con ocasión de la falsedad en sus declaraciones.
Dado el caso de que alguna de las estipulaciones contenidas en los presentes Términos y Condiciones llegare a ser declarada ineficaz, nula o ilegal, dicha estipulación no afectará la eficacia, validez, legalidad o exigibilidad del resto de las estipulaciones que forman parte de los presentes Términos y Condiciones.
Los contratos de prestación de servicios para el uso de DAYTONA y cualquier reclamación relacionada con la Plataforma se regirán por la jurisdicción y legislación colombiana. Así entonces, cualquier controversia que surja o guarde relación con la operación de DAYTONA será sometida y resuelta de manera definitiva, por medio del procedimiento de arbitraje internacional, bajo el Reglamento de Arbitraje Internacional del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, de acuerdo a la Cláusula Compromisoria suscrita por la Empresa y el Cliente.