Hoy se siente una tensa calma en la copropiedad. Ha llegado el día en que Don Juan el nuevo administrador, debe enfrentarse a su primera reunión con el consejo de la copropiedad. Los miembros del consejo son bastante exigentes en este edificio y según lo que he podido hablar con ellos, tienen unas expectativas muy altas respecto a la gestión de Don Juan. Pero yo tengo confianza en que le va a ir muy bien.

Finalizando la tarde al hacer mi ronda, me encontré con Don Juan en la oficina de la administración. Lo ví un poco estresado preparando toda la documentación para la reunión. Le pregunté que si podía ayudarle con algo y me dijo que sí, que me quería contar una idea que quería comentarme a ver qué pensaba. Yo le dije que claro, que con mucho gusto y esto fue lo que me comentó:

Vea Pedro, usted sabe que a mi me gusta todo el cuento de la innovación y estar siempre buscando mejores formas de hacer las cosas. Una de los problemas que he identificado durante los años que he trabajado como administrador, es que las reuniones de consejo generalmente son poco eficientes. Se vuelven largas, aburridas, conflictivas y en muchos casos no se llega a nada.

He estado pensando al respecto y quiero proponerles una nueva metodología de trabajo para nuestras reuniones. Estuve leyendo al respecto y veo que varios de los presidentes ejecutivos de empresas como Amazon o Twitter, han prohibido el uso de presentaciones en Powerpoint para sus reuniones. En su lugar, han adoptado una plantilla de "Informe de reunión" que hace que las sesiones sean más cortas y productivas.

La plantilla contiene exactamente 6 secciones que presentan de forma rápida el objetivo de la reunión y son las siguientes:

1. El reto: Esta sección define en dónde estamos actualmente y siempre se trata de un problema o una oportunidad de mejora.

2. El resultado NO deseado: Esta sección define "en dónde no quisieramos estar". Y es básicamente lo malo que ocurriría si el problema no se soluciona o si la oportunidad no se aprovecha.

3. El resultado deseado: Esta sección define "en dónde sí quisieramos estar". Y es obviamente un resultado mejor que el del punto 2.

4. La solución: Esta sección presenta la solución propuesta al problema, indicando lo que se debe hacer para obtener el resultado deseado.

5. El riesgo: Esta sección explica por qué la solución propuesta tiene una buena probabilidad de éxito y un riesgo bajo de fallar.

6. El llamado a la acción: Esta sección explica qué decisión se debe tomar para empezar a trabajar en la solución y qué necesita de los participantes de la reunión para ponerla en marcha.

Luego de reflexionar un poco sobre lo que me dijo Don Juan, lo motivé a que siguiera adelante con su idea. Yo sabía que iba a ser un éxito con los miembros del consejo. Ellos siempre se quejan de que las reuniones tan largas les quitan tiempo para compartir con su familia.

Increiblemente la reunión esta vez se demoró solo 30 minutos y todos salieron hablando alegremente. Don Juan me dijo que su propuesta había sido un éxito y que pudieron abordar rápidamente los puntos prioritarios en la agenda de la copropiedad, que básicamente tenían que ver con algunos aspectos contables, el mantenimiento de las zonas comunes y la realización de la asamblea.

Me alegra por Don Juan. Es un tipo muy pilo.

Acá les comparto la explicación completa de la metodología, que aunque está en inglés pueden traducirla con Google.