Aquí todos son amables, pero por sus ocupaciones no tienen ni idea de lo que pasa en la copropiedad y con el pasar del tiempo se han acumulado los problemas. Tiene bastante trabajo porque hoy llegó y hasta donde sé no le entregaron nada de la administración anterior, ni siquiera aparece la llave del archivador porque vino a preguntar si sabía en dónde estaba o si conocía de un cerrajero.

Después de que se solucionó lo del archivador ,yo le dije que hablara con Doña Teresa del 403 que es la presidenta del consejo y siempre está en el edificio. Ella muy amablemente lo puso al día con la información que conocía y aunque no fue mucha, le sirvió como punto de partida.

A la hora del almuerzo pasé a la administración para ver cómo le estaba yendo y de paso recomendarle un lugar donde almorzar. Lo ví medio estresado frente al computador porque aunque ya sabe por dónde empezar, era demasiada información nueva y estaba muy desorganizada. Al ver tanto desorden me acordé de una técnica que leí, algo sobre las 5's.

Las 5's es un método que utiliza palabras japonesas para describir cinco principios simples de gestión: Clasificación (Seiri), Orden (Seiton), Limpieza (Seiso), Estandarización (Seiketsu) y Mantener la disciplina (Shitsuke). El objetivo es mejorar las condiciones del lugar de trabajo para obtener la mayor eficiencia, eficacia y productividad posibles.

A partir de estos principios, le recomendé a Don Juan:

1. Que botara aquello que no considerara útil. O por lo menos que lo guardara en cajas para bajar al depósito.

2. Que organizara el escritorio y el archivador separando la información de los apartamentos, de los proveedores, de los trabajadores, de la contabilidad y de los temas legales de la copropiedad.

3. Le pedimos el favor a la señora Clara (encargada del aseo) que nos ayudara a limpiar toda la oficina. Habían espacios que parecía que no se le había pasado nunca un trapo por encima.

4. Aprovechamos la limpieza para marcar cada espacio de tal forma que siempre se supiera en dónde estaban las cosas.

5. Don Juan le dijo a la señora Clara que todos los martes y viernes en la mañana él iba a dejar la oficina disponible para hacerle aseo.

Al final del día, después de mucho trabajo y de clasificar todos los documentos físicos y digitales, Don Juan estaba más tranquilo, pero se dio cuenta que habían solicitudes de hace mucho tiempo que no habían sido atendidas. Encontró la información de la contabilidad atrasada e incompleta, pero decidió que ese tema podía esperar hasta la reunión con el contador.

Don Juan ya se fue a su casa a descansar. Esperemos a ver cómo enfrenta lo que se viene en los próximos días.